Quais são os principais desafios de uma administradora de condomínio?

27 de julho de 2018
Administradora de Condomínio

Com o aumento da complexidade da gestão de um condomínio edilício, um novo player tem ganhado espaço no mercado condominial. Sim, estamos falando da maior e melhor parceria que um síndico pode ter: a administradora de condomínio!

Administradora de Condomínio

Responsável pelo trabalho mais burocrático, a administradora é tão importante para a manutenção da vida inteligente em condomínio quanto os próprios moradores. Isso porque a ela caberão tarefas fundamentais para manutenção desse espaço, que vão da gestão tributária ao treinamento de funcionários.

Como você deve imaginar, tantas e tão amplas responsabilidades trazem grandes desafios. E é justamente sobre esses desafios que vamos falar hoje!

Curioso para conhecê-los? Então prossiga com a leitura.

Transparência e agilidade de resposta

A administradora é a responsável pela gestão documental do condomínio, manipulando, armazenando e disponibilizando uma quantidade enorme de informações, que vão do síndico ao inquilino.

Mas, em meio a prazos, leis, valores e avisos, diferentes pessoas físicas e jurídicas, como fazer uma gestão eficiente?

Afinal de contas, todos esperam que os boletos, balancetes e avisos cheguem às mãos o mais rápido possível, que o rateio das despesas seja claro o suficiente para não deixar dúvidas e que a prestação de contas ocorra regularmente. Quanto aos erros, espera-se sejam retificados o mais rapidamente possível, com o mínimo prejuízo para as partes envolvidas.

Se esse fluxo de dados financeiros, jurídicos, tributários e administrativos é confuso e de difícil acesso, não demora para que a relação de confiança com síndicos e condôminos fique estremecida.

Nesse contexto, fazer uma gestão transparente das informações condominiais é o que torna possível manter o controle das variáveis envolvidas e responder de forma ágil a quaisquer urgências e imprevistos.

É essa gestão transparente que permite também o rápido e efetivo combate à inadimplência no condomínio edilício!

Definição do escopo de trabalho

A administradora é a grande parceira do síndico (seja ele morador ou síndico profissional) na gestão de um condomínio. É a ele que ela deve se reportar, é com ele que deve colaborar.

Escopo de trabalho

Contudo, por conta do volume de demandas, é comum haver imprecisão na hora de dividir responsabilidades e tarefas, e de acordar quais serão os serviços prestados e o limite de ação de cada um. Ainda mais em condomínios grandes e complexos, que exigem constantes intervenções.

Para evitar confusões e retrabalho para ambos os lados, e prezar pela coordenação das ações, é imperativo especificar no contrato cada serviço prestado e as taxas correspondentes.

Assessoria jurídica e tributária, taxas e encargos mensais, tipo de conta a ser gerenciada, previsão orçamentária, gestão dos funcionários e terceirizados, seguros e renovações; o contrato selado entre as partes deve conter todas as responsabilidades da administradora em cada um desses setores.

Comunicação efetiva

Uma comunicação limpa e sem gargalos entre administradora, síndico e moradores, é fundamental para manter a saúde do condomínio. Mas sabemos que, na prática, isso nem sempre acontece. De fato, muitos condôminos têm contato com a administradora somente nas assembleias.

Como garantir uma comunicação efetiva com o condomínio administrado? Será que é uma boa ideia criar grupos de WhatsApp para cada condomínio? Enviar e-mails e colar avisos nos murais?

Bem, essas podem ter sido as medidas implementadas nos últimos anos, mas já temos uma solução melhor: um software para condomínio.

Esses aplicativos são canais de comunicação desobstruídos e eficazes, com o poder de conectar os envolvidos na vida condominial. Uma verdadeira “mão na roda” para a administradoras de condomínio, você não concorda?

Por meio desses dispositivos, é possível publicar documentos do condomínio, rastrear o acesso a boletos (com maior controle quanto aos índices de inadimplência), enviar notificações via múltiplos canais e moderar a base de dados de cada condomínio. É possível também programar alertas para os alvarás e vistorias que estão perto de vencer e precisam de renovação. Além disso, manter um canal de acesso cotidiano a síndicos e moradores auxilia na resolução rápida de entraves.

A Winker, por exemplo, concentra todas essas funcionalidades em um só lugar.

Mediação de conflitos

A princípio, a ideia é que a administradora de condomínio fique com as tarefas mais burocráticas para que o síndico possa desenvolver um trabalho mais próximos dos moradores, lidando com suas demandas de forma personalizada, presente. Isso facilita a superação de impasses e conflitos.

Contudo, é comum que a administradora precise intervir como uma mediadora imparcial, especialmente em condomínios de alta complexidade, com muitas torres, subsíndicos ou que demandem muitas obras e manutenções.

Esse é uma das necessidades que a tecnologia vem suprindo com sucesso.

Por meio de aplicativos para a gestão condominial, é possível ajudar o síndico nesse quesito sem abandonar outras tarefas. A administradora pode, com muita facilidade, disseminar as regras de convivência, reiterar a importância de todos lerem o Regimento Interno e a Convenção do Condomínio, e evitar que desentendimentos entre vizinhos se tornem conflitos maiores.

Como uma administradora de condomínio pode empregar a tecnologia na superação desses desafios?

Em todos os desafios aqui listados, a tecnologia tem o potencial de auxiliar a gestão condominial e fortalecer a relação entre administradora e síndico. Ela permite uma administração não apenas mais transparente, mas mais inteligente de todos os assuntos relacionados à vida em condomínio.

Ainda em dúvida?

Com a Winker, é possível facilitar o acesso à gestão financeira, tributária e administrativa para os moradores, incentivando seu protagonismo frente às questões cotidianas e decisões condominiais.

O painel exclusivo da administradora permite o disparo de avisos para múltiplos síndicos e condôminos, bem como a publicação dos documentos do condomínio, a geração de boletos e o rastreamento de acessos, o controle de pendências, a elaboração de relatórios e indicadores customizados e o envio de notificações por múltiplos canais.

Ufa, tem mais?

Sim. Na verdade, o aplicativo funciona como um canal eficaz de comunicação com os moradores. Por meio dele, é mais fácil garantir que a cordialidade seja mantida em todas as situações nesse ambiente coletivo.

Ok ok ok… estamos falando demais. O fato é que poderíamos falar o dia todo sobre como a Winker vai solucionar os gargalos que sua administradora enfrenta diariamente nos condomínios. Mas vamos fazer o seguinte: vamos deixar quem já conhece e utiliza nosso aplicativo cuidar do assunto. 😉

Assista aos depoimentos de nossos parceiros e descubra por si mesmo os benefícios de ser Winker!

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