Virou síndico? Saiba por onde começar

27 de julho de 2018
Virou Síndico? Saiba por onde começar!

Foi eleito síndico pela primeira vez e está se sentindo perdido no meio de tantas responsabilidades, leis e regulamentos? Fique tranquilo! Estamos aqui para ajudar você a completar essa maratona com sucesso.

Virou Síndico? Saiba por onde começar!

Sabemos que seu novo título pode soar um pouco assustador no início, mas garantimos que tudo ficará mais simples se você seguir as dicas práticas que listamos neste guia. No final da jornada, a experiência será gratificante e você terá novos aprendizados para compartilhar!

Você sabia que não há um perfil padrão de síndico? O síndico pode ser inquilino ou proprietário, um síndico morador ou síndico profissional, com idades e ideias bem diversas. Apesar dessa diversidade, todos têm um objetivo em comum: fazer uma gestão bem-sucedida e trabalhar para que o condomínio viva em harmonia.

Sabendo disso, resolvemos conversar com alguns síndicos parceiros e montar um passo a passo com as atividades que você precisará encabeçar ao assumir o novo cargo. Então, vamos lá. Busque uma xícara de café, encontre uma posição confortável e permaneça atento para assimilar todas as informações.

Preparado?

1. Conheça as competências de um síndico

É o Art. 1.348 do Código Civil que define as responsabilidades do síndico. Confira!

  • Convocar a assembleia dos condôminos.
  • Representar o condomínio e defender os interesses comuns de seus moradores.
  • Apresentar à assembleia e debater com os moradores sobre todos os procedimentos judiciais ou administrativos de interesse do condomínio.
  • Cumprir e fazer cumprir a Convenção do Condomínio, o Regimento Interno e as determinações da assembleia.
  • Trabalhar para a conservação das partes comuns e zelar pela eficácia dos serviços prestados.
  • Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano.
  • Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as devidas multas.
  • Prestar contas à assembleia, anualmente ou no momento em que forem exigidas.
  • Realizar o seguro da edificação.

Você sabia que o síndico pode transferir a outra pessoa os poderes de representação ou as funções administrativas? Porém, para isso, ele precisa de aprovação em assembleia. Essa dinâmica só não poderá ser praticada se a Convenção condominial disser o contrário.

2. Familiarize-se com os termos básicos

Ao ser eleito síndico, você talvez não esteja familiarizado com expressões como “previsão orçamentária”, “fundo de reserva” e “fração ideal”. Não tem problema, mas é importante que, passado o momento inicial, você busque se informar.

Não, não estamos querendo complicar. O fato é que esses conceitos são a base da gestão administrativa do condomínio. Normalmente, eles determinam aspectos, funções ou particularidades que, como síndico, você deverá ter na ponta da língua.

Um bom lugar para conhecer ainda mais termos e melhorar sua formação e conhecimentos na área pode ser o portal SíndicoNet. Dá uma passada por lá e depois conta pra gente o que você achou?

3. Entenda o papel da administradora

A administradora de condomínio responsável pelo condomínio que você acaba de assumir será sua parceira. Então, uma visita inicial de apresentação e alinhamento de expectativas é sempre uma boa ideia.

Em geral, a administradora será responsável pela gestão administrativa, jurídica, financeira e de recursos humanos. Isso engloba tarefas como projeção orçamentária de obras e serviços necessários ao condomínio, transcrição das atas das assembleias e registro delas em cartório, recrutamento de funcionários, elaboração do rateio e consultoria tributária e trabalhista.

No entanto, fique atento: a lista de serviços prestados varia a cada condomínio, e depende de seu nível de complexidade e tamanho. Então, sugerimos que você se informe sobre o que foi firmado em contrato.

4. Informe-se sobre a situação de seu condomínio

Ok, as três dicas anteriores foram mais genéricas, para ajudar você iniciar na função com o pé direito. Contudo, esta dica representa um passo concreto no exercício de sua função de síndico.

Assim que for eleito, combine uma data para o recebimento dos documentos da gestão anterior.

Ao assumir, é fundamental que você esteja por dentro de todos os assuntos referentes ao condomínio. Aqui, vale um levantamento de eventuais pendências trabalhistas, de problemas na estrutura do prédio (como rachaduras e vazamentos) e de procedimentos ou certificações que precisam ser atualizados ou renovadas.

Com esse mapeamento do condomínio, o síndico de primeira viagem pode organizar as principais áreas da gestão e elaborar um plano de ação, contanto, inclusive, com o apoio do conselho.

4.1 Conheça o Regimento Interno

Como morador, você já deve conhecer o Regimento do Condomínio. Como síndico, suas responsabilidades são ainda maiores.

Regimento interno

Leia o documento com calma, e levante os pontos nos quais tem dúvida ou que precisam ser melhorados. Vá em busca de respostas. Converse com os membros do conselho, com o síndico anterior e peça o conselho da administradora se preciso for.

Ah, saber o que diz a Lei do Inquilinato ou a Lei do Silêncio, por exemplo, também podem facilitar seu trabalho e melhor pautar suas decisões na hora de propor idéias ou resolver conflitos.

5. Mantenha as informações atualizadas

Depois de se inteirar dos assuntos do condomínio, é importante conferir e manter a lista de moradores atualizada. Aqui, a administradora de condomínio poderá ajudar!

Mas não pare por aí. Além da lista de moradores, há uma série de documentos que precisam estar atualizados, como contratos de prestação de serviço, manutenções, plantas do condomínio (elétrica e hidráulica), situação dos extintores de incêndio e Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).

Por último, visite o site da Receita Federal e veja se os dados do condomínio estão corretos. Se não estiverem, corrija-os ou peça o aconselhamento da administradora para fazer essa atualização.

6. Organize o financeiro do condomínio

Faça um estudo dos últimos balancetes para ver como está a saúde financeira do condomínio, se há algum desperdício ou dívidas que precisam ser quitadas. Verifique também como estão o FGTS e o INSS dos funcionários.

Certifique-se de que os ativos (patrimônio) e os passivos (obrigações e dívidas) estão em dia.

E já que estamos falando do financeiro: descubra se há inadimplência entre os moradores. A inadimplência é uma das questões mais urgentes a serem monitoradas pelos síndicos em condomínios edilícios.

Ter todas essas informações em mãos permitirá a você traçar um plano para corrigir cada situação e não ser pego de surpresa!

7. Faça uma vistoria do condomínio com o zelador

Você sabia que é o zelador o responsável por fazer a manutenção das áreas comuns do condomínio? Ele com certeza vai ter alguns feedbacks para passar a você, síndico morador de primeira viagem.

Então, aí vai uma sugestão: agende com ele um horário de vistoria. Assim, você poderá identificar necessidades mais ou menos urgentes, especialmente nas áreas comuns.

Se houver algo fora de ordem, bata fotos para mostrar aos moradores na próxima assembleia. Os condôminos tendem a concordar com reformas e benfeitorias ao sentir e visualizar a necessidade.

8. Não seja um general

No campo comportamental, uma dica importante é evitar virar um general! Preze pela transparência e por decisões mais democráticas.

Afinal de contas, você será responsável por quase tudo o que acontece no condomínio. Assim, é essencial que você saiba mediar conflitos em vez de “colocar mais lenha na fogueira”, tratando a todos os colaboradores, fornecedores e moradores com respeito e atenção.

Participação positiva

Grave bem: o autoritarismo não traz engajamento e, sim, enfrentamento!

9. Promova a participação positiva

Para ter sucesso em sua gestão, você precisa trazer objetividade e promover o envolvimento regular dos moradores nas decisões mais importantes, como obras e melhorias. Portanto, não seja tímido na hora de chamar assembleias.

Se você sentir que algum assunto precisa ser debatido com urgência, manifeste-se a respeito. Em caso de dúvida, envolva a administradora de condomínio.

Uma ideia é promover uma troca de opiniões antes das assembleias, seja presencialmente ou via aplicativo para condomínio. Essa iniciativa faz com que os moradores tenham a oportunidade de contribuir positivamente e ajuda a evitar grandes conflitos durante as assembleias.

10. Preze pela transparência

Não tente fazer mágica; uma gestão clara e objetiva é o que os condôminos esperam de você! Seja organizado e comunicativo, pense em soluções customizadas para as condições do condomínio que você administra.

Lembre-se de que transparência com as contas do condomínio é uma atitude valorizada pelos moradores. Assim, você criará um vínculo de confiança e respeito entre todos.

Para isso, use e abuse da tecnologia para auxiliar na administração condominial, talvez até mesmo por meio de um software para condomínio. Estamos falando, é claro, da Winker, cujo principal objetivo é descomplicar suas noras tarefas e a gestão condominial!

Nele, há um painel exclusivo para o síndico, que possibilita:

  • cadastro de condôminos e inquilinos (sem limite de usuários por unidade);
  • moderação desses cadastros;
  • acesso aos boletos;
  • cadastro e emissão de multas e advertências;
  • controle da inadimplência por meio do balancete interativo;
  • envio de avisos oficiais;
  • a publicação de documentos do condomínio.

Como você deve ter percebido, nosso objetivo é otimizar as tarefas que listamos neste guia, como verificar prazos de manutenções, cadastros e manter documentos em dia. Quer mais? O acesso pode ser feito via web ou aplicativo para mobile, com suporte para IOS e Android.

Interessado? Conheça as funcionalidades para síndicos do aplicativo e o passo a passo da implantação aqui!

Top