Desde a pandemia de Covid-19, a deliberação e votação à distância em assembleias condominiais se tornou uma prática comum. Mesmo assim, muitos gestores e até mesmo condôminos ainda se perguntam se a Assembleia Virtual é legal.
Inicialmente, surgiram inúmeras dúvidas a respeito da legalidade da assembleia virtual em condomínios, mas a alternativa está respaldada pelo Código Civil, na Lei nº 4.591/64, e pela Lei nº 14.010/20. O formato virtual se consolidou a ponto de que uma lei federal fosse aprovada em 2022, para desmistificar todas as questões jurídicas.
A Lei nº 14.309/22 estabelece que a deliberação e votação em condomínios podem ser virtuais, desde que:
→ a modalidade não seja proibida pela convenção do condomínio;
→ o edital de convocação tenha instruções claras de acesso, meios de manifestação e coleta de votos;
→ o meio de realização assegure os mesmos direitos de voz e voto que condôminos teriam em assembleia presencial.
Além de considerar a jurisprudência da assembleia virtual, o ideal é prever a modalidade explicitamente em convenção (presencial, online ou híbrida/mista).
Segurança jurídica
Até hoje, a DGT Administradora, que atende cerca de 200 condomínios e tem sede em Osasco, já realizou 149 assembleias virtuais, por meio da Winker, plataforma integradora de soluções para o mercado condominial que conta com um módulo robusto para realização de assembleias virtuais.
Arthur Chizzolini, que é CEO da DGT Administradora e especialista em Direito Condominial, relata que nenhuma das assembleias foi objeto de impugnação. “Esse histórico positivo decorre da observância rigorosa dos requisitos legais, como convocação formal conforme prazos e meios previstos na Convenção, registro de presença, identificação inequívoca dos participantes e elaboração da ata com assinaturas digitais válidas”, afirma ele.
Responsabilidades do presidente
Assim que uma assembleia é constituída e o presidente dos trabalhos é eleito, ele é o responsável por garantir que a assembleia cumpra a legalidade.
É função do presidente da assembleia comprovar quais condôminos estiveram presentes, se todos eram realmente condôminos e se estavam adimplentes, para ter legitimidade junto à assembleia.
As informações devem, ao fim da assembleia, ser entregues ao síndico para que ele comunique o que foi deliberado. Ao realizar de forma virtual, é fundamental que todas as informações sejam registradas. “O suporte tecnológico que adotamos na DGT, garante a gravação integral das reuniões, a rastreabilidade dos votos e a preservação de evidências em caso de questionamento judicial ou administrativo”, observa Chizzolini. “Esse conjunto de medidas confere segurança jurídica e reduz drasticamente o risco de nulidades, fortalecendo a confiança do condomínio e de seus condôminos na modalidade virtual”.
Deliberação
Liberdade de expressão, ampla defesa e livre convencimento são princípios constitucionais que também devem fazer parte de assembleias.
A escolha do sistema para realização da assembleia virtual deve ser avaliada com cuidado. É preciso garantir que todos participem, registrem suas opiniões e consigam votar.
Mesmo após encerrada a deliberação, outra sugestão é que seja disponibilizado um momento de “palavra aberta”, para que condôminos possam acrescentar opiniões ou observações se quiserem.
Votação
As pautas colocadas em votação devem sempre respeitar preceitos legais e estar de acordo com o edital de convocação da assembleia. Assim, a deliberação também será fiel ao edital e o condomínio poderá garantir que a assembleia virtual é legal.
Para a participação na votação, os critérios são dois: ser condômino e adimplente. No caso de condôminos inadimplentes, o acesso à assembleia é permitido, mas não à votação.
Garantir o cálculo correto da fração ideal (quando o peso dos votos varia de acordo com a metragem quadrada das unidades do condomínio), bem como do resultado das votações, também é essencial. “O cálculo de votação por fração ideal é exigência legal, de acordo com com os artigos 1.335 e seguintes do Código Civil, e é aplicável sempre que a Convenção não estabelecer um critério diverso”, alerta Chizzolini. “Na prática, muitas administradoras deixam de observar essa regra, aplicando indevidamente o critério per capita, o que pode acarretar nulidade das deliberações”.
A fim de evitar erros que comprometam a legalidade da assembleia, a tecnologia novamente se torna um ativo importantíssimo. “Com o uso de plataformas tecnológicas que automatizam o cálculo, como a Winker, evita-se erro humano, assegura-se maior transparência e preserva-se a validade da deliberação. Esse cuidado previne impugnações e resguarda o condomínio de questionamentos judiciais”, avalia Chizzolini.
Acesso do condômino
Quando uma assembleia virtual é organizada, a obrigatoriedade está em oferecer a todos um mesmo ambiente de participação, em determinado período. Porém, não há quem seja responsável por fazer com que o condômino participe da assembleia, a não ser ele mesmo.
Esse esclarecimento vem ao encontro de uma dúvida comum: o condomínio é obrigado a disponibilizar meios de acesso à assembleia virtual, como computador e internet? Não. É claro que, se a gestão do condomínio quiser, poderá fazê-lo a fim de facilitar a participação, mas cabe ao próprio condômino buscar meios e auxílio se necessário.
Procurações
Um condômino pode transferir seu direito de voto em assembleias, de acordo com o Código Civil, então, não há impedimento legal para procurações virtuais, desde que respeitadas as disposições da Convenção condominial ou do Estatuto Social das associações.
Em soluções realmente pensadas para votações condominiais, como a Assembleia Virtual Winker, o condômino pode habilitar o procurador de forma digital permitindo até mesmo que inquilinos votem por procuração. “O recurso tecnológico da Winker simplifica esse procedimento, garantindo que apenas representantes validados participem da votação. Assim, preserva-se o direito de representação sem abrir espaço para fraudes ou questionamentos futuros”, comenta Chizzolini.
Segundo ele, a DGT também estabelece um fluxo seguro para o uso de procurações:
→ recebimento prévio da procuração, preferencialmente em formato digital;
→ conferência da validade do instrumento (poderes, prazo e assinatura);
→ habilitação do representante para exercer o voto em nome do outorgante.
Registro em cartório
A ata, que deve ser fiel ao que foi deliberado, é registrada em cartório para trazer legitimidade perante terceiros. “Nos termos da Lei nº 6.015/73 (Lei de Registros Públicos), as atas assembleares podem e devem ser registradas, inclusive quando realizadas em ambiente virtual”, lembra Chizzolini. “A prática demonstra que os cartórios têm aceitado atas assinadas digitalmente, seja no formato eletrônico, seja em versão física acompanhada de certificação de autenticidade”.
O processo de registro será mais simples se os relatórios que compõem a ata, como lista de presença, votação e registro de deliberações, forem gerados automaticamente, como acontece na Winker.
Mesmo assim, de acordo com a experiência da DGT, algumas orientações práticas são válidas para o registro. “Não há entraves relevantes, desde que a ata contenha menção expressa à forma virtual de realização, identifique os presentes e detalhe o quórum alcançado”, afirma Chizzolini. “Para assegurar validade e celeridade, a DGT utiliza a plataforma Uniproof, que permite assinatura eletrônica com certificação e registro em cartório, dispensando deslocamentos e garantindo conformidade legal”.
Este procedimento, segundo o especialista em Direito Condominial, não apenas assegura a validade da ata, mas também evita futuras alegações de irregularidade quanto à forma de celebração da assembleia.
LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está em vigor e, para assegurar que a assembleia virtual é legal também considerando esta legislação, algumas precauções são válidas. “Nas assembleias virtuais, circulam dados pessoais de condôminos, visitantes, prestadores de serviços e funcionários, então, o tratamento desses dados deve respeitar princípios como finalidade, adequação, necessidade e segurança”, explica Chizzolini.
Nesse sentido, a DGT alia tecnologia e governança de dados, para preservar a privacidade dos condôminos e evitar responsabilização civil ou administrativa por uso indevido de informações pessoais.
No ambiente virtual, as precauções tomadas pela administradora são:
→ criptografia dos dados e comunicações;
→ armazenamento seguro em servidores com políticas de compliance;
→ limitação de acesso a síndicos, conselheiros e administradora;
→ definição de prazos de guarda e descarte responsável dos registros.
Leia mais: LGPD em assembleia virtual: entenda o que fazer para evitar punições
Com uma solução adequada, Assembleia Virtual é legal
Na opinião de Chizzolini, a experiência da DGT demonstra que é possível realizar assembleias virtuais transparentes, acessíveis e juridicamente válidas. “Basta observar fatores como organização, rigor jurídico e apoio tecnológico, como o que é ofertado pela Winker”, orienta ele.
Em comparação às assembleias presenciais, a DGT já consegue observar alguns benefícios principais do formato virtual:
→ maior participação dos condôminos, inclusive daqueles que residem fora do condomínio;
→ redução de custos operacionais (espaço físico, impressões, logística);
→ facilidade no arquivamento e no compartilhamento de informações;
→ rastreabilidade e preservação de provas em eventual discussão judicial.
“Hoje, com a assembleia virtual, conseguimos fortalecer a governança, reduzir riscos de nulidade e ainda aumentar a confiança dos condôminos no processo deliberativo”, conclui Chizzolini.
