A importância do orçamento anual e fluxo de caixa em condomínios

Para a imensa maioria das famílias, o bem mais caro e importante conquistado é o imóvel próprio. Sendo casa ou apartamento, é interessante fazer com que este bem valorize tanto, quanto se o mesmo capital estivesse aplicado em um banco.

Assim, um condomínio deve entregar segurança, limpeza, conservação e valorização deste patrimônio. Para isso, precisa estar com orçamento estruturado e fluxo de caixa adequado.

Para que um prédio mais antigo consiga se manter valorizado e competir em valor de metragem quadrada com condomínios mais novos e modernos, é necessário um orçamento equilibrado (e possíveis economias). 

Isso permitirá a execução de um plano de melhorias contínuas num prazo de dois, três ou cinco anos, com um grande resultado, sem a necessidade de aumentos de taxa de condomínio ou de rateios. 

O primeiro passo a ser tomado por um síndico que assume o condomínio é o diagnóstico da situação atual e o planejamento para alcançar a meta desejada. Este passo precisa ser incorporado na cultura de gestão de condomínios. 

Outro aspecto a ser considerado é a conscientização sobre a necessidade de continuidade do que foi planejado para as próximas gestões. Este planejamento financeiro precisa ser conhecido e compartilhado com todos os condôminos, pois eles é que aprovaram a previsão orçamentária anual. 

Hoje, existem vários sistemas de gestão, como a Winker, que facilitam a elaboração deste processo. 

Levantamento dos dados financeiros

Para que a previsão orçamentária seja feita de maneira correta, é necessário conhecer e analisar o histórico de gastos. Deve-se considerar inflação, dissídio coletivo, férias, 13º salário, horas-extras de empregados, concessionárias, manutenções e obras de melhorias. 

A divisão entre despesas fixas mensais e arrecadação prevista por meio da receita das taxas de condomínio, fundo de reserva e rateios também facilita o entendimento dos valores estimados. 

É importante analisar ainda o valor médio gasto com cada item, para entender as oscilações nos custos de cada mês, durante o ano. 

Ao separar as despesas em planos de contas, fica mais fácil observar o quanto cada item corresponde do valor total de gastos. Esta separação também ajuda a deixar o fluxo de caixa ajustado e evita surpresas desagradáveis em algum mês, como por exemplo, no pagamento de férias ou 13º salário. 

A folha de pagamento é, normalmente, o maior investimento mensal dos condomínios e representa cerca de 50% a 70% de todas despesas. 

Contas de consumo como energia elétrica em áreas comuns, água e gás têm um valor também elevado. No caso da água e gás, os valores são divididos entre os condôminos, de acordo com o consumo individualizado.

Nos condomínios em que não há medição individualizada, é preciso encontrar uma forma de ratear os valores. Isso porque o condomínio efetua o pagamento integral da fatura de água ou gás e recebe este valor depois, via taxa de condomínio. Isso precisa ser considerado no fluxo de caixa em condomínios, a fim de evitar a falta de recursos para o pagamento na data correta. 

Já os custos de manutenção costumam ser considerados apenas no momento de uma ação corretiva e podem, em muitos casos, comprometer muito o fluxo de caixa em condomínios e acarretar a utilização do fundo de reserva de forma emergencial. Muitos condomínios consideram, exclusivamente, a manutenção periódica nos elevadores. 

Os novos empreendimentos são mais complexos, compostos de vários ambientes e tecnologias avançadas. Todos os sistemas que existem em um condomínio precisam ser revisados, assim como fazemos revisões periódicas em um automóvel. Isso se chama manutenção preventiva. Este tipo de manutenção ajuda a prolongar a vida útil dos equipamentos e diminuem o risco de mal funcionamento ou quebra. 

O custo de uma manutenção preventiva, muitas vezes, é ignorado, desprezado ou até barrado em uma previsão orçamentária. Os condomínios que se preocupam com isso, normalmente, terão um fluxo de caixa em condomínios equilibrado e um custo menor de investimentos futuros, pois a vida útil de sua estrutura e de seus equipamentos será prolongada. 

Há, ainda, os gastos com materiais de consumo: sacos de lixo, produtos de limpeza, uniforme de funcionários, etc. Despesas administrativas, como honorários, contrato com empresa administradora de condomínio, pró-labore do síndico, além daquelas operacionais, como correios, estacionamento, cartório, precisam entrar no orçamento anual. 

É importante também considerar os reajustes do próximo ano. Em boa parte dos contratos assinados pelos condomínios, o índice de correção é o IGP-M. No momento da elaboração da proposta do orçamento, é interessante fazer uma negociação com os fornecedores e revisar o vencimento dos contratos vigentes. 

A taxa de inadimplência dos moradores deve ser observada, pois ela interfere normalmente no fluxo de caixa em condomínios. Muitos síndicos optam pela cobrança garantida, pois a possibilidade de receber toda a receita na data estipulada no contrato permite a realização do pagamento de todas as despesas sem apertos. 

Previsão orçamentária é definida por voto

Anualmente, a previsão orçamentária é aprovada na Assembleia Geral Ordinária nos condomínios. Neste momento, o síndico deve apresentar o planejamento das atividades durante o próximo ano e todas as justificativas para a aprovação da previsão dos valores. 

Com estratégias de redução de custos e melhorias na gestão do condomínio, é possível que, ao longo do ano, se reduzam alguns valores. Estes valores servirão como uma certa “gordura” e podem ser utilizados em gastos emergenciais. 

O síndico precisa ter um conhecimento apurado de todos os custos envolvidos no condomínio. Caso não possua uma administradora ou contabilidade que possa ajudá-lo na elaboração desta previsão de orçamento, é fundamental procurar o auxílio de profissionais que possam orientá-lo, de modo a garantir uma gestão financeira tranquila e sem surpresas.