A plataforma de gestão utilizada por uma administradora de condomínios define muito do que será a operação da empresa, principalmente, em termos de eficiência, produtividade e agilidade nas entregas.
Mesmo assim, a decisão de mudar e adotar um novo sistema ainda é um assunto delicado, que muitas vezes nem chega a ser considerado pelos gestores.
Porém, na contramão do conformismo, a Embracon Condomínios decidiu substituir o sistema utilizado há 20 anos na empresa pelo Winker Pro.
A experiência da administradora é relatada neste case de sucesso pelo Co-CEO da Embracon, João Machado Neto. Segundo ele, o Winker Pro otimizou inúmeras rotinas da administradora, o que proporcionou redução de custos e tornou a Embracon mais competitiva no mercado.
Hoje, os clientes reconhecem os benefícios da gestão em tempo real e que não depende mais dos balancetes físicos em papel. Continue a leitura e confira o case completo ou clique abaixo e assista ao vídeo da entrevista.
Como a Embracon decidiu mudar para o Winker Pro?
João: “Nós consideramos justamente a necessidade de inovação e Winker Pro já estava entregando basicamente o que queríamos. A decisão foi muito tranquila e racional, não tivemos dúvida que a melhor opção era Winker Pro, pela facilidade, transparência e usabilidade. Dou muita ênfase à usabilidade, porque, no nosso mercado, você não pode ter uma ferramenta que leva até 5 meses para capacitar um profissional. No Winker Pro, todos trabalham facilmente”.
Qual sua avaliação sobre o processo de migração e implantação?
João: “Foi muito tranquilo, pois a Winker fez o planejamento da implantação. Temos uma carteira bem robusta, decidimos fazer em lotes e, à medida que nossa equipe pegou familiaridade com o sistema, a velocidade aumentou. Levou em torno de 4 meses, mas esse tempo foi devido à auditoria de informações. Para nós, o acompanhamento que a equipe Winker forneceu foi maravilhoso”.
Há diferenças entre o Winker Pro e o sistema que a Embracon utilizava antes?
João: “Quem já andou com carro manual, depois que anda com um automático, não se lembra mais como passar a marcha e usar a embreagem. A mudança é tão grande, o ganho é tamanho, porque você está operando uma ferramenta que utiliza tecnologias da nuvem. A diferença é do dia para noite, é outra vida, pois outros sistemas foram feitos no século passado, há mais de 20 anos, quando a tecnologia em nuvem nem existia”.
O que mudou nas rotinas operacionais da Embracon?
João: “Vou dar o exemplo de um processo que antes era totalmente analógico: levar uma pasta ao cliente, o zelador anotar as medições de água, esperar a pasta voltar e nossa equipe digitar tudo. Depois ter que fazer a conferência. Um ciclo desse levava mais de uma semana. Hoje, clientes têm o app e a medição entra direto no sistema. Um processo, que levava uma semana ou mais, agora é resolvido em horas. A confecção da cota condominial, hoje, consigo entregar 99% das taxas dentro da nossa meta, que é 10 dias de antecedência na mão do cliente”.
A automação de processos gerou redução de custos?
João: “Conseguimos reduzir a mão de obra e qualificar melhor alguns pontos que consideramos críticos, principalmente no atendimento. A economia com processos automatizados é revertida a demandas mais importantes. Hoje, não tenho mais clientes reclamando que não foram avisados sobre estarem inadimplentes. Colocamos tudo na Régua de Cobrança e os avisos são enviados sem ninguém aqui precisar fazer mais nada”.
Winker Pro torna a Embracon competitiva?
João: “Quanto mais consigo automatizar processos repetitivos, mais eu consigo qualificar a mão de obra, aquilo que o cliente enxerga valor. O cliente não vê processos internos, ele valoriza a pronta resposta, um SLA com tempo menor e muita qualidade. Então, ficamos mais competitivos sim. Consigo mais clientes e tenho maior capacidade de produção, em comparação a concorrentes que usam sistemas não tão automatizados”.
As atualizações em tempo real fazem diferença para o cliente?
João: “Isso é incrível! Se surge qualquer dúvida em assembleia, conseguimos abrir o sistema e apresentar o balancete na hora. O cliente diz: ‘nossa, não preciso mais lidar com papel?’ E é isso, não precisa mais, está tudo no sistema. O metro quadrado do empreendimento, que é tão caro, não é mais ocupado com papel, pois você tem tudo na palma da mão”.
O que diria para administradoras que têm receio de mudar?
João: “Existem administradoras que usam o mesmo sistema há mais de 20 anos, então, o ERP é a base da empresa e você molda seus processos em cima dele. Mas, mudar para o Winker Pro é escolher um sistema que possibilita escalar, ter mais clientes, fazer entregas mais rápidas e assertivas, com qualidade. Eu diria que não fiquem com medo, porque trabalhar com uma ferramenta conectada com o que há de mais atual, com as necessidades do mercado, é libertador”.
