Com 56 anos de história, a OMA Condomínios está consolidada como uma das maiores administradoras de São Paulo, gerenciando mais de 700 condomínios e 90 mil unidades. Para manter a excelência e a retenção de clientes em uma operação de grande porte, a empresa precisava integrar processos e eliminar gargalos operacionais.
A resposta para esse desafio foi o Winker Flow, um software de automação de processos desenvolvido especificamente para administradoras de condomínios.
Além da visão operacional 360°, permitindo controle total sobre o que acontece na administradora em tempo real, hoje a OMA atua com equipes sincronizadas, utilizando todo o poder da automação de processos e da análise de dados para tomada de decisões estratégicas.
Samuel Liborio dos Santos, que é Analista de TI Sênior da OMA, revela como a implementação do Winker Flow, com automação e inteligência de dados, revolucionou a operação da empresa. Continue a leitura e confira o case completo ou clique abaixo para assistir à entrevista em vídeo.
Qual era o maior desafio da OMA antes de contratarem o Winker Flow?
Samuel: “Nós tínhamos muitos problemas em processos internos. Cada um costumava fazer as coisas de formas diferentes, então, se perdia um pouco do procedimento padrão, além também de alguns retrabalhos. Por exemplo, acontecia troca de informações erradas ou pendentes, não havia assim um padrão a ser seguido. Isso acabava dificultando o atendimento e a realização de algumas tarefas aqui dentro”.
O que mudou com o Winker Flow e qual foi o maior benefício gerado pela ferramenta?
Samuel: “90% dos nossos departamentos já estão fazendo uso da ferramenta e o feedback desses departamentos tem sido bem positivo. A gente consegue aproveitar informações de uma demanda para já antecipar outra, com informações em comum entre as áreas. A gente consegue correr em paralelo, com demandas distintas, utilizando uma única tarefa”.
Poderia citar um exemplo?
Samuel: “O departamento de RH, por exemplo, tem uma ligação direta com o departamento de Pessoal. O RH faz uma triagem das pessoas que entram no processo de contratação para alguma vaga, eles coletam informações durante a entrevista e isso já antecipa parte do departamento de Pessoal. Não precisa começar uma nova tarefa do zero, já corre em paralelo”.
Como a automação de processos impacta a produtividade da equipe?
Samuel: “Quando alguém cria uma tarefa, a automação já direciona para a pessoa responsável por aquela demanda. Quando recebemos um novo condomínio, temos várias etapas até que ele seja consolidado dentro da OMA, Conforme cada etapa vai sendo concluída, vai marcando no checklist e mostrando a porcentagem do processo da implantação desse condomínio, algo que facilita para o gerente final. Ele vai abrir aquela tarefa e vê quanto do processo já foi feito e cada tarefa já realizada”.
A empresa já consegue mensurar e tomar decisões com análise de dados internos?
Samuel: “Sim. Hoje, conseguimos enxergar onde existem mais gargalos, se é em um processo específico, se é em um colaborador, conseguimos mapear isso de forma muito simples. Por meio destes dados, conseguimos ter uma tomada de decisão mais assertiva. Hoje, conseguimos mensurar a quantidade de solicitações, qual cliente tem maior demanda, estudamos para agir com base no que temos registrado na plataforma. Então, sim, conseguimos ter métricas com uso da ferramenta e tudo o que é registrado por lá”.
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