Se você atua no mercado condominial, já sabe: é praticamente impossível que uma administradora entregue eficiência sem um sistema de gestão adequado. Mesmo assim, ainda é comum que administradoras depositem o fluxo de trabalho central da empresa em soluções defasadas, que comprometem serviços e atendimento ao cliente. Neste conteúdo, vamos abordar quais critérios devem ser avaliados na escolha do melhor sistema de gestão para administradoras de condomínios. Ao levar estes aspectos em consideração, você com certeza estará mais perto de uma decisão efetiva e que traga sucesso para o seu negócio.
- Antes dos critérios, entenda os benefícios
- 1. Automação
- 2. Integração
- 3. API multibancos
- 4. Hospedagem em nuvem
- 5. Operação em tempo real
- 6. Interface e experiência do usuário
- 7. Segurança
- 8. Tecnologia e desenvolvimento
- 9. Migração e implantação
- 10. Suporte e Sucesso do Cliente
- Qual é o melhor sistema de gestão para administradoras?
Antes dos critérios, entenda os benefícios
Ao passo que o sistema de gestão é essencial para as administradoras, apontar benefícios parece uma obviedade, mas não é.
Isso porque não podemos chamar de benefícios as rotinas básicas e obrigatórias que um ERP contempla, como emissão de notas fiscais, importação de dados da Receita Federal, controle financeiro, entre outras.
A ferramenta que engloba a maior parte das rotinas operacionais de uma empresa, como é o caso de um software de gestão condominial, precisa gerar muito mais que apenas vantagens associadas às funcionalidades.
O melhor sistema de gestão para administradoras de condomínios promove benefícios realmente estratégicos, aqueles que impactam diretamente os resultados e o crescimento do seu negócio:
- agilidade;
- produtividade;
- redução de custos;
- satisfação de clientes e retenção.
Com os benefícios estratégicos esclarecidos, agora vamos explorar os critérios que realmente definem qual é o melhor sistema de gestão para administradoras de condomínios.
1. Automação
O retrabalho, com preenchimento e controle de planilhas, é um dos grandes gargalos de tempo e produtividade em administradoras, mas a transformação digital condominial já impulsiona softwares que incorporam inteligência artificial e automação para eliminar essas tarefas manuais.
Assim, um novo padrão de eficiência na gestão de condomínios começa a se consolidar. Por isso, nosso primeiro tópico se refere à automação financeira de processos por meio do ERP.
Certifique-se de que as rotinas repetitivas, ou a maioria delas, aconteçam de forma automática. Na gestão de condomínios, alguns exemplos dessas tarefas são:
- registro e liquidação de boleto;
- conciliação bancária;
- lançamentos de consumo;
- prestação de contas;
- previsão orçamentária.
2. Integração
A verdadeira automação de processos em um sistema para administradoras depende diretamente de uma gestão integrada, ou seja, que outros sistemas e ferramentas se comuniquem de forma contínua com a plataforma.
No caso de uma administradora, é essencial que o ERP esteja integrado ao aplicativo do condomínio, por exemplo. Então, quando condôminos realizam uma reserva de área comum, o valor é enviado automaticamente ao sistema e, depois, ao boleto do condomínio.
O mesmo se aplica às taxas de consumo de água e gás, entre outros lançamentos, baixas e liquidação de títulos.
Você já se perguntou quanto tempo é gasto na sua administradora com estes tipos de rotinas operacionais básicas? Se elas sobrecarregam a equipe e levam a erros e retrabalho, é hora de reavaliar o sistema utilizado.
Observe também se há integração com outros softwares utilizados pela sua empresa, para que a troca de informações não afete os fluxos de trabalho. Se todos os setores atuam de forma interligada, com informações centralizadas e acessíveis, há um ganho em eficiência e produtividade.
3. API multibancos
Quando falamos de API multibancos, também estamos falando de integração. Porém, este critério merece atenção redobrada para a gestão de condomínios: ao optar por um ERP que está integrado somente a um banco, você restringe sua capacidade de atendimento.
O crescimento do mercado condominial brasileiro aponta como este fator é relevante. Nos últimos anos, o número de condomínios, que era de 420 mil em 2016, saltou para mais de 520 mil. Dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) revelam ainda que mais de 25 milhões de brasileiros, ou seja, 12,5% da população, residem em condomínios.
Basta imaginar a diversidade de perfis de condomínios que compõem esse mercado em expansão para entender a importância e a diferença:
- sistema com API multibancos: a administradora tem liberdade para atender qualquer condomínio;
- sistema sem API multibancos: o banco utilizado pelo condomínio pode ser uma barreira na prospecção de novos clientes.
Afinal, se o ERP não está integrado ao sistema do banco, todas aquelas rotinas que já citamos até aqui, como lançamentos, baixas e pagamentos, são manuais, o que também acarreta erros e retrabalho.
4. Hospedagem em nuvem
Certamente, você não quer submeter a operação da sua administradora às oscilações de conexão, quedas de energia ou falhas de servidores.
Para evitar imprevistos, certifique-se de que o sistema de gestão esteja hospedado em nuvem criptografada, ou seja, no modelo SaaS (Software as a Service).
Em contraponto a softwares vendidos sob licença, o SaaS tem vantagens importantes na gestão de condomínios.
Quais são as diferenças entre SaaS e softwares vendidos sob licença?
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SaaS |
Sob licença |
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Vendidos como serviço, com pagamento de mensalidade. |
Pagamento único de uma licença, geralmente, mais cara que o SaaS. |
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Mais segurança, com armazenamento em nuvem. |
Maior vulnerabilidade, com armazenamento em servidores físicos. |
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Acesso simplificado em qualquer dispositivo conectado à internet. |
Acesso restrito ao dispositivo em que estiver instalado. |
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Maior estabilidade de funcionamento. |
Suscetível a quedas de energia e internet. |
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Versões atualizadas, sem custos extras de aquisição. |
Novas versões exigem investimento para aquisição. |
5. Operação em tempo real
Em 2026, encantar o cliente na gestão de condomínios requer mais que eficiência e tecnologia, a diferenciação está em construir uma operação em tempo real.
Para isso, o sistema de gestão da sua administradora deve entregar informações atualizadas instantaneamente, o que garante um atendimento personalizado, ágil e assertivo.
Por exemplo, se um síndico perguntar quanto ainda pode gastar até o fim do mês, quanto tempo sua administradora leva para responder?
Atualizações instantâneas acabam com a espera para fechar a prestação de contas. Então, sua administradora tem a resposta a poucos cliques, com segurança e confiabilidade.
Outros benefícios são a capacidade analítica e nível de transparência possíveis, a partir do seguinte cenário:
- a geração da cota condominial baseada na previsão orçamentária;
- qualquer discrepância é apontada automaticamente
- tudo está sincronizado, desde autorizações e cobranças, até pagamentos e lançamentos.
6. Interface e experiência do usuário
Você provavelmente já deve ter utilizado softwares em que a busca por informações ou o uso de certas funcionalidades é lento e complicado. Além de tomar tempo, sistemas pouco intuitivos são frustrantes e, por isso, acabam subutilizados pela equipe.
Ao avaliar qual é o melhor sistema de gestão para administradoras, envolva colaboradores que trabalhem diretamente com a ferramenta e, se possível, confira uma demonstração detalhada da plataforma.
Quais são as características de um sistema de gestão intuitivo?
- Interface amigável, organizada e fácil de entender.
- Navegação fluida entre diferentes telas e funcionalidades.
- Menus claros e ícones que simplificam a execução de tarefas.
- Acesso em diferentes dispositivos, seja por aplicativo ou versão responsiva.
- Alta personalização em relatórios, campos e fluxos de trabalho.
- Recursos avançados para embasar decisões e identificar de tendências.
7. Segurança
O sistema de gestão armazena uma infinidade de dados sigilosos da sua empresa e de clientes. Então, verifique se a plataforma segue padrões sólidos de segurança cibernética genuína e atente-se aos tópicos a seguir.
- Proteção dos dados dos condôminos
Administradoras de condomínios lidam com informações pessoais e financeiras sensíveis dos condôminos, incluindo detalhes de pagamentos, informações de contato e pessoais. Garantir a segurança desses dados é essencial para proteger a privacidade e evitar possíveis vazamentos ou violações.
- Conformidade legal
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que as organizações protejam os dados pessoais de seus clientes e adotem medidas específicas, como criptografia, políticas de acesso e controle de dados, entre outras.
Leia mais: checklist de adequação à LGPD
- Confiabilidade e integridade dos dados
Os dados contábeis são críticos para o funcionamento adequado de uma administradora de condomínios. Por isso, o sistema de gestão deve assegurar que esses dados sejam protegidos contra perda, corrupção ou acesso não autorizado.
Nesse sentido, uma das funcionalidades básicas é a configuração de diferentes níveis de acesso de acordo com o perfil dos usuários do sistema. O acesso restrito a pessoas autorizadas também é uma medida de prevenção contra fraudes e roubos de identidade.
8. Tecnologia e desenvolvimento
Ainda que um software de gestão condominial esteja armazenado em nuvem e seja um SaaS, sua administradora não pode esquecer da tecnologia e inovação. Certifique-se de que o sistema:
- utiliza arquitetura moderna e escalável, que é flexível e tem processamento adaptável a diferentes demandas;
- possui recursos de inteligência artificial generativa e machine learning na automação de tarefas;
- permite integrações facilitadas por meio de API;
- é regularmente atualizado pela equipe de desenvolvimento, com melhorias e novas funcionalidades alinhadas às tendências e demandas do mercado.
Por fim, pesquise feedbacks de outros usuários e avaliações sobre o sistema e a empresa por trás dele. Uma boa reputação e opiniões positivas dos clientes, geralmente, indicam um sistema de alta qualidade e tecnologia avançada.
9. Migração e implantação
A migração de um sistema já utilizado para um novo ERP é um tópico sensível para as administradoras de condomínios. O receio se justifica por vários motivos, passando pela compatibilidade de dados e adoção da plataforma, custos, até a validação e satisfação dos clientes.
Então, em relação à migração e implantação, há algumas questões básicas sobre as quais você pode tentar se antecipar para evitar dores de cabeça.
- Integridade de dados: mapeamento de dados entre sistemas e garantia de que todas as informações sejam transferidas corretamente.
- Treinamento: para os funcionários da administradora de condomínios, até que todos estejam familiarizados.
- Personalização: para requisitos específicos, como a configuração de fluxos de trabalho e processos internos.
- Transição: apoio contínuo para minimizar qualquer tipo de impacto nos serviços prestados aos clientes.
- Validação: antes de implementar completamente o novo sistema, com testes abrangentes e participação da equipe de tecnologia da empresa fornecedora e usuários da administradora.
10. Suporte e Sucesso do Cliente
Após a implantação, a equipe da sua administradora continuará precisando de suporte e, eventualmente, novos treinamentos.
A mudança pode causar resistência e gerar preocupações sobre a estabilidade e eficácia do novo sistema. Lembre-se de priorizar a comunicação transparente, engajamento dos funcionários e suporte adequado, verificando 2 pontos fundamentais.
Qual a importância de um suporte resolutivo?
Além de uma equipe técnica dedicada, materiais de treinamento como tutoriais em vídeo e documentação detalhada ajudam sua equipe a resolver problemas rapidamente, o que impacta o atendimento ao cliente.
Como atua o Sucesso do Cliente?
Também chamado de CS (Customer Success), essa equipe se dedica a auxiliar os usuários do sistema de gestão continuamente.
Se a sua administradora optar por um sistema que não conta com CS, a equipe pode ficar isolada e sem recursos para possíveis desafios. São responsabilidades destes especialistas:
- traçar estratégias para a equipe da administradora aproveite o sistema em seu máximo potencial;
- prestar suporte realmente personalizado e atento a pedidos específicos;
- identificar melhorias e possíveis novas funcionalidades para o sistema;
- receber feedbacks diretos dos usuários.
Qual é o melhor sistema de gestão para administradoras?
O melhor sistema de gestão para administradoras é Winker Pro, plataforma que integra aplicativo white label e automatiza inúmeras rotinas.
Os 10 critérios citados neste artigo são plenamente atendidos pelo Winker Pro, que permite uma gestão 100% em tempo real, com:
- lançamentos e conciliação bancária automáticos;
- prestação de contas sempre atualizada
- registro de pagamentos em tempo real;
- previsão orçamentária automática;
- integração com Papelada e GiaDoc para zerar o retrabalho de contas a pagar, os lançamentos são instantâneos.
Além da integração com o Winker App, que é white label, o Winker Pro também está integrado ao Winker Chat e Winker Flow, soluções de atendimento multicanal e automação de processos.
A Winker, com mais de 13 anos de atuação no mercado condominial, está consolidada como referência em automação e gestão integrada para administradoras de condomínios. A plataforma é a única que engloba a operação da gestão condominial de ponta a ponta.
Resultados Winker Pro
Quem já utiliza o Winker Pro relata transformações impactantes em eficiência e agilidade: o trabalho que antes demorava até duas semanas, agora é resolvido em 3 dias. Os resultados também são mensuráveis em relação a sistemas concorrentes:
- 50% mais ágil em lançamentos;
- 5x mais rápido em geração de taxas;
- 25 vezes mais intuitivo para equipes;
- zero custos com prestação de contas física.
Como Winker Pro transforma administradoras?
A experiência da Embracon Condomínios com Winker Pro é definida pelo Co-CEO, João Machado Neto, com uma frase: “…mudar para Winker Pro é libertador”.
Segundo ele, o sistema proporcionou redução de custos e também tornou a empresa mais competitiva no mercado condominial.
A decisão de migrar para um novo sistema ocorreu após uma análise criteriosa das opções disponíveis, pois a Embracon atuava com o mesmo software há mais de 20 anos. Para conferir o case completo, basta clicar e assistir ao vídeo:
Quais são as funcionalidades exclusivas do melhor sistema de gestão?
O Winker Pro, que é um sistema robusto, com atualizações instantâneas que otimizam completamente a gestão financeira, também possui funcionalidades exclusivas, pensadas para redefinir a operação das administradoras.
- Pagamentos em Lote
Clientes Winker atestam que é possível eliminar até 15 dias de retrabalho com Pagamentos em Lote, recurso que garante o envio de todas as remessas com apenas um clique, em uma única tela.
Assim, a conferência, aprovação e programação são ágeis e ocorrem em fluxo único, seja por API ou VAN.
- Painel de Gestão de Pagamentos
Sem a necessidade de acessar diversas telas, quem faz a gestão com Winker Pro acessa apenas o Painel de Gestão de Pagamentos.
No mesmo lugar e de forma muito intuitiva, o gestor confere o status de cada título, da emissão até a liquidação no sistema, o que garante que os fluxos financeiros estejam unificados.
- Gestão de Carteiras
Gerentes de condomínios podem visualizar exatamente o que precisam, de forma centralizada, com a Gestão de Carteiras. Significa que o controle de clientes é segmentado, bem como suas informações: saldo, aplicações, pagamentos atrasados e outros dados estão a um clique, sem que o gerente perca tempo abrindo outros sistemas.
Em resumo: perguntas frequentes sobre o melhor sistema de gestão
Aqui estão as principais dúvidas sobre o tema para ajudar você a escolher a melhor solução para sua administradora.
- O que diferencia o melhor sistema de gestão para administradoras?
Os melhores sistemas combinam automação financeira, integração total e inteligência artificial para eliminar tarefas manuais e manter uma operação 100% em tempo real. Isso garante mais agilidade, precisão e produtividade no controle condominial.
- Por que a integração é tão importante em um software de gestão condominial?
Porque ela permite que todos os setores da administradora, bem como outras ferramentas e o aplicativo utilizado pelos condôminos funcionem em sincronia. Com isso, lançamentos, boletos e conciliações ocorrem automaticamente, sem retrabalho.
- O que significa API multibancos em um sistema de gestão condominial?
Significa que o ERP se conecta a vários bancos, dando liberdade para atender condomínios de diferentes perfis sem limitar a operação. Essa flexibilidade é essencial em um mercado tão diverso.
- Qual a importância da hospedagem em nuvem (SaaS)?
Soluções em nuvem garantem acesso remoto, estabilidade e segurança de dados. Além disso, eliminam custos com servidores físicos e asseguram atualizações automáticas, sem interrupções na operação.
- Como saber se um sistema de gestão condominial é seguro?
Verifique se o software adota padrões de segurança cibernética, criptografia, controle de acesso e está em conformidade com a LGPD. A proteção em nuvem e os níveis de permissão por usuário são indispensáveis.
- O que devo considerar na migração para um novo ERP?
Avalie a integridade da migração de dados, o suporte durante o processo e o treinamento oferecido à equipe. Um fornecedor confiável garante transição segura e assistência personalizada até a adaptação completa.
- Como a Winker se diferencia no mercado condominial?
A Winker é a única plataforma que integra sistema financeiro, aplicativo white label, automação de processos e atendimento multicanal, conectando todos os setores da administradora, do financeiro ao atendimento, em um ecossistema unificado.
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