Como otimizar custos com recursos humanos no condomínio

Em nossa série de artigos sobre redução de custos em condomínios, já abordamos dicas para diminuir o consumo de água e também de energia elétrica. Provavelmente, suas ações baseadas nestes conteúdos já devem ter impactado as contas mensais de forma positiva, certo?

Nas dicas de economia para condomínio deste artigo, falaremos sobre o item que representa o maior gato: os recursos humanos no condomínio, ou seja, todos os custos envolvidos com funcionários ou mão de obra contratada. 

A contratação de funcionários, como zelador, porteiro, faxineiro, auxiliar administrativo, entre outros, é praticamente obrigatória, a depender apenas do tipo e tamanho do condomínio. 

Só para se ter uma ideia, um condomínio em Florianópolis, com 150 apartamentos, tem mais de 20 funcionários contratados. Imagine o valor que os recursos humanos representam mensal e anualmente no orçamento deste condomínio. 

Empresa terceirizada ou contratação própria?

Temos que pensar não apenas no valor que o funcionário recebe mensalmente, mas em todos os benefícios e encargos envolvidos durante a sua contratação e, principalmente, no momento do encerramento do contrato. 

É preciso avaliar o que é mais vantajoso para o condomínio, entre duas opções:

• contratar uma empresa terceirizada para fornecimento de funcionários;
• contratar funcionários diretamente pelo condomínio. 

Na primeira análise, percebemos que o valor mensal de um contrato com uma empresa terceirizada é superior ao de uma contratação direta, correto? Agora, vamos avaliar quais  valores existem dentro deste orçamento apresentado na hora da contratação. 

Normalmente, o valor mensal é praticamente fixo durante os 12 meses do ano e, neste, já estão inclusos custos com vale transporte, alimentação, uniformes, seguro, 13º salário, férias e encargos. 

Na contratação direta, temos um valor mensal menor, porém, precisamos ter no orçamento os valores de férias e 13º salário já provisionados. Agora, vamos levantar alguns outros pontos importantes. 

Quando o funcionário sai de férias, normalmente, ele precisa ter o posto coberto, correto? Ou a portaria ficará 30 dias sem cobertura? Não teremos limpeza, recolhimento de lixo ou manutenção durante as férias ou falta de um zelador ou pessoal de limpeza? Claro que isso não deve acontecer. 

Então, será necessário contratar temporariamente um substituto. Este custo foi inserido no orçamento? Caso o funcionário precise ficar afastado por qualquer motivo, este valor de contratação temporária também entrará na conta mensal e, caso não tenha sido previsto, influenciará no fluxo de caixa. 

Em uma contratação terceirizada, este posto será coberto durante faltas ou férias, sem nenhum custo a mais, além de haver um substituto treinado e preparado para isso. Em uma contratação direta e provisória, muitas vezes, o substituto é indicado pelo titular e não possui o conhecimento necessário para desempenhar com eficiência a função. 

Desligamento de funcionários e reserva mensal

Outro ponto importante a considerar e que tem relação com os recursos humanos no condomínio são custos para o desligamento de funcionários.

Um exemplo na prática

Vamos exemplificar com um caso concreto avaliado em consultoria para um condomínio mais antigo e de pequeno porte. O valor mensal pago ao zelador que trabalha no condomínio há 25 anos representa mais de 50% do valor da taxa de condomínio mensal. Já fizeram a conta de quanto custaria o desligamento deste funcionário sem justa causa? Será que o condomínio estaria preparado para isso? 

Uma forma de evitar surpresas neste tipo de situação é fazer uma reserva mensal. Administradoras de condomínios podem auxiliar nesta tarefa e informar o valor total necessário para o desligamento de um funcionário e qual valor mensal reservar para que este saldo fique provisionado. 

Em uma ação trabalhista, os valores podem ser muito superiores aos que foram provisionados. Importante frisar que, em uma contratação terceirizada, é possível substituir um funcionário por qualquer motivo. Basta comunicar a empresa e um novo funcionário será designado, sem nenhum custo. 

Um exemplo de substituição corriqueira é o caso de um vigilante noturno, que dorme na guarita. 

Escalas de trabalho e horas extras 

Continuando nossa comparação de custos, vamos supor que a guarita do condomínio funciona 24 horas por dia, em turnos de 12 por 24 horas. O porteiro da manhã se atrasa por qualquer motivo e, para que a guarita não fique desprotegida, o vigilante noturno aguarda a chegada do colega. 

O funcionário estenderá seu horário de trabalho e, por este motivo, receberá hora extra. Ele ainda poderá comprometer a qualidade do serviço prestado, em função do cansaço. As escalas de trabalho e horas extras de funcionários contratados diretamente pelo condomínio precisam ser muito bem acompanhadas e gerenciadas, pois podem representar um custo extra desnecessário. 

Além disso, podem acarretar o aumento expressivo da rescisão. Muitas horas extras podem significar também desvio ou acúmulo de função, o que demonstra a necessidade de repensar o número de funcionários e/ou a modalidade de contratação. 

Qualidade dos profissionais 

Um custo não considerado pela grande maioria dos condomínios é o da capacitação de seus funcionários, o que tem como consequência a qualidade do trabalho prestado.

Em empresas terceirizadas estruturadas e que prezam pela qualidade do serviço, treinamentos e capacitações são realizados constantemente para aprimoramento de seu quadro de pessoal. 

O zelador contratado diretamente pelo seu condomínio tem o curso de NR 35 (Trabalho em Altura), por exemplo? Trata-se de capacitação obrigatória para trabalhos em altura superior a dois metros. Falaremos sobre isso em um futuro artigo. 

Contratação de empresas para pequenas obras 

Muitas vezes, é preciso executar uma pequena obra no condomínio e contratar uma pequena empresa parece o mais lógico, já que o custo normalmente será menor. Nem sempre isso é verdade. 

No caso da execução de uma obra por profissional autônomo ou microempreendedor individual, é feito o recolhimento de 11% do INSS, previsto dentro do orçamento e aprovado pelo condomínio, certo? 

No próximo mês, a administradora envia uma guia de 20% sobre o valor da nota fiscal, referente ao Imposto Patronal por parte do empregador. Como assim? 

Este é um erro muito comum em condomínios, seja por falta de conhecimento ou orientação. Dependendo do tipo de serviço de mão de obra, principalmente na área da construção civil, é obrigatório o recolhimento de 20% de Imposto Patronal para a RPA, MEI ou Nota Fiscal Avulsa. 

Ou seja, aquele orçamento recebido inicialmente ficou 20% mais caro agora. É muito importante procurar orientação junto às administradoras de condomínios na hora da contratação de pequenas empresas prestadoras de serviço.